大型企业常因员工数量庞大、组织架构复杂，积累起数量惊人的纸质人事档案。传统的人工扫描归档方式不仅效率低下，还容易因命名错误导致档案混乱，严重影响企业的管理效率和运营成本。
为此，柯尼卡美能达办公系统（中国）有限公司推出“纸质档案自动化扫描归档解决方案”。该方案针对大型企业的实际需求，通过优化扫描归档流程，显著提高作业效率和准确性，助力企业实现人事档案管理的自动化与标准化，全面提升运营效率。
#### 精准解决归档痛点
一家大型装备制造企业，服务网络遍及全国，在江苏、辽宁等地设有生产基地，员工规模庞大。为推动数字化转型，该企业中国区总部计划将所有纸质人事档案电子化，并上传至统一平台。然而，人力资源部门管理着全国近2000名员工的档案，每人一本档案册，含简历、资格证书、劳动合同等多种文件，完成上万份档案的电子化任务艰巨。
在深入了解需求后，柯尼卡美能达部署了30台bizhub A3彩色数码复合机，并同步实施“纸质档案自动化扫描归档解决方案”。借助搭载的“非凡扫描工作流解决方案”，企业实现了扫描、重命名和归档的全程自动化，显著提升管理效率和准确性。
#### 操作简便，效率飞跃
项目初期，企业曾安排两名实习生手动处理档案。每份档案需扫描后逐页查看，按“姓名_员工号_部门”格式手动命名，再分类存放并人工校验，流程繁琐且进度缓慢。
引入柯尼卡美能达的解决方案后，操作流程大幅简化。员工只需在复合机操作面板输入员工号前几位，系统自动匹配相关信息，操作人员通过索引表单选择文件类型。扫描后，系统按预设规则自动命名文件，转化为可搜索PDF格式，并归档至指定网络文件夹，全程一气呵成。
#### 标准化管理，运营全面提升
该方案的实施彻底改变了企业依赖纸质档案的传统模式。不仅节省了重复工作时间，降低了人力成本，还优化了业务流程，打破信息壁垒，促进内部高效沟通。
人事专员在新员工入职或离职时，无需手动更新服务器数据库，通过bizhub操作面板即可完成操作；查询档案时，可直接在可搜索PDF文件中快速定位，极大提升了管理便捷性和效率。
随着数字化转型不断深入，纸质档案电子化已成为大型企业的必然趋势。柯尼卡美能达将持续发挥技术优势，通过高效自动化解决方案，助力更多中国企业优化流程、提升管理、降低成本，迈向智能化、可持续发展的未来。
